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為確保工程項目建設檔案資料安全，防止自然或人為等因素對檔案資料可能造成的損害，提高對各種險情的應急救援能力，達到快速有效救援，減少損失，切實維護檔案資料的實體安全。特制定本預案。但還需要知道一些理論知識，下面福建威創信息科技公司將為大家介紹實現福州檔案實體安全認證需要了解的智能管理知識：
首先是檔案實體安全認證的工作原則：
1、檔案優先。面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為自然災害緊急處置的首要任務，限度地減少自然災害對檔案材料的影響。
2、以防為主。把突發事件預防作為檔案館安全工作的中心環節和主要任務，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預報機制，提高對自然災害的緊急處置能力。
3、注重日常。要把檔案安全措施落實到日常工作中去，時刻保持警惕，杜絕人為原因造成的檔案資料缺失、破損等現象發生。
其次了解安全管理措施：
防盜：項目部實行封閉式管理，設有門衛，閑雜人員很少進入項目部辦公區；上班時間，檔案室有專職資料管理人員值班看護，門窗完好；晚間有項目部保安負責巡邏保護。
防潮、防霉：檔案架采用金屬材質的檔案柜，基本達到了防潮目的；定期保持通風干燥，避免紙質資料發酶。其他辦公室均采用木質文件柜或金屬文件柜保存檔案。
防火：檔案室內室內、室外各設有滅火器1個，并在明顯部位貼有“資料重地，禁止吸煙”的標志。
防蟲鼠：項目部其他人員需要調取資料時要先向資料員進行匯報并在資料調用表格上簽字備案。任何人離開檔案室時要確保沒有有蟲鼠進入檔案室內并關好門窗；另有后勤人員定期向檔案室噴灑防蟲蟻藥物。
檔案優先。面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為自然災害緊急處置的首要任務，限度地減少自然災害對檔案材料的影響。
對于目前檔案管理方面存在的問題，福建檔案館相關部門的工作人員總結道，以往的檔案管理方式都是傳統的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數量，不能反映內部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。而且，在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。
一旦檔案沒有按規定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。
